代表三輪のコラム

～代表・三輪康信からのメッセージ～
“やって得する、やらないと損する“
DX(デジタルトランスフォーメーション)化のすゝめ
～チアレッジの日常～ チアレッジブックについて

〝やって得する、やらないと損する〟
DX（デジタルトランスフォーメーション）化のすゝめ

人事の仕事を大きく分けると勤怠、勤務時間集計作業と給与計算作業、そして従業員さんの入退社の手続きの三つ。入退社の手続き一つでも入社した人の履歴書、年金手帳、雇用保険番号、雇用保険被保険者証、給与振込口座などの個人情報や雇用契約書など様々な書類が必要ですが、その情報はバラバラの書式でくる上、マイナンバーカードといった特定個人情報は厳重な取り扱いが求められます。

そのバラバラのデータを勤怠ソフトに入力し、給与計算ソフトに入力する、アナログデータをデジタルデータに変えるために二重三重に手間もかかり、ダブルチェックも必要です。

元々の作業量が多い上、今のように働き方も多様化してくると、どんどんイレギュラーが起こります。結局、アナログがたくさん残った状態のままの集計をカバーするために、手作業が増えます。当然、ミスが出るリスクも高まるし、非効率です。

現場は締め切りに追われ、その場しのぎの対応を重ねがち→さらに対応に追われる

私はDX 化コンサルティング事業を興すにあたり、まず自社のDX 化を自分自身でやってみたのですが、「こんなに無駄なことをやっているのか！」と驚きの連続でした。同じ項目をいくつものソフトに入力していたり、しなくてもいいことまで細かく分類していたり。でも担当者にしてみたら前任者のやり方をそのまま受け継いでやっているわけだし、大体、そうした作業に疑問を抱く時間すらもてていなかったりします。担当者が膨大な日々の作業に追われ、疲弊しながらも何とか現場をまわしていたりするのではないでしょうか？

担当者だけに「自力で解決しろ」というのは無理がある

「年休を取得していない人は？」と上司に聞かれて担当者が2 日間かけて調べてリストを作ったりしていませんか？システムでやれば数秒です。それでも「もっとDX 化を」を言われてもなかなか手はつけられません。それに全く知らない、わからない領域に足を踏み入れる位なら、どんなに量が膨大だろうと自分がわかっている範囲で作業をしている方が精神的に楽だし、その場はまわってしまうので「改善を」という方向になかなか向かないんですね。

幾つかのソフトを連動させるため、出てきたデジタルデータを相互で取り込むための設定が必要になりますが、一度設定してしまえば、ボタン一つですぐに集計でき、手入力における人力ミスも集計の時間も激減します。作業量は8 割減くらいです。いいこと尽くしです。

でも経営者がまず見るのは営業か技術のどちらか、管理部門はえてして後回しになりがちです。また、現場サイドで「私の仕事が奪われる」と心配される方もいます。最初はどうしても負荷もかかるし、新しいことに取り組むのに不安な方も多いでしょうが、チアレッジではサポート体制も整えていますし、私は「DX 化でできた時間をもっと前向きなことに使っていきましょう！」とセットで伝えています。

作業はソフトにどんどん移行させよう

ポイントとしては、例えば勤怠ソフトですと、いかに従業員さんが使いこなしてくれるかになります。まず本人が勤務時間やシフトを自身のスマートフォンに入力し、それを会社も確認する、その作業が重なることで間違いが少なくなります。自分の働いた時間や次の勤務日、有給休暇の残日数、全部自身で確認できます。「有給どれ位残ってます？」と人事部まで聞きにいき、担当者が調べて返答する、これはムダだし、手間もかかります。システムがあれば、誰かを煩わせることなく自分で確認できますから、お互いにハッピーです。

しかも残業時間が多い人には残業時間がある程度超えたところでアラームを鳴らしたり、労働基準法の改正で1 年間に5 日以上の有給取得も会社が管理しなくてはいけなくなりましたが、これもシステムに命令をしておけば勝手にやってくれます。ようは、これまで人事担当者の人がやっていた仕事を従業員さん本人にやってもらうようにしていくことだと思います。

DX 化の仕組みをつくってしまえば、経費も専用のクレジットカードで決済すれば自動的に計上して仕分けまでしてくれますので領収書の処理もほとんどなくなります。勤怠ソフトで集計されたデータが給与計算ソフトに連動し、給与明細もウェブで一瞬に配信できまので今のようなテレワーク時代にも対応できます。私たちが推奨しているソフトは１ヶ月１人300 円で使えます。100 人いても3 万円です。

DX で集計・分析されたデータを二次・三次利用→未来のための人と時間の活用を！

ソフトはコンディションにも影響されずに淡々と繰り返す作業をするし、間違えません。集計したデータの分析もしてくれます。そうした作業はどんどんソフトに任せて、コミュニケーションや心の部分という人間しかできない分野をスタッフに担ってもらうという方が合理的です。データの集計とともに平均勤続年数・年収、年齢の推移、年齢構成などのデータが積みあがっていますので、チアレッジではそれらを分析し、経営者の方と一緒に戦略ミーティングしています。

単なる労務管理や効率化で終わらず、その場しのぎや目の前の緊急度の高い仕事（作業）を減らし、未来に向けての重要なこと、改善に人も時間もまわせます。DX 化、やらない理由はありません！

～チアレッジの日常～

NO.3 ＜チアレッジブックについて＞

チアレッジでは従業員全員が「チアレッジブック」を1 冊ずつ保有しています。【会社に関すること】【仕事に関すること】【職場で守るルール】【処遇のルール】など、チアレッジの様々な制度やルールをこの1 冊でまとめて確認できるようになっています。

① 【会社に関すること】…経営理念や行動基準などを記載して全ての従業員に共有。組織としての考え方や進む方向を明確に示し、従業員が一体となって同じ方向に向かって仕事に取り組む事ができるようにしています。
② 【仕事に関すること】…「商品・サービスに関する方針」や「お客様に関する方針」など各種方針を記載、日々の仕事についての心構えや行動指針を具体的に示し、毎日の仕事に活かせるようにしています。

☆チアレッジブックを導入した目的
「理念・方針・決まりごと」を共有し、組織としての潜在力を引き出すことです。従業員一人ひとりの価値観や考え方は違いますが、基本的な方向性と方針だけは共有し、その上で各自が自ら考え自ら行動することで組織として最大限の力を発揮できると考えています。

☆置き換え発表
毎朝の朝礼でチアレッジブックの中の一部を全員で読んでいます。更に、読んだ一部についてどう感じたか？どのように仕事に活かせるか？等を考え、各自の仕事に置き換えて30 秒間で発表しあいます。書いてあることを具体的に実践しやすくなることはもちろん、インプット・アウトプットの練習にもなり、他の人へ短時間で分かりやすく説明できるようにする練習となっています。

☆従業員の実際の声
毎朝「チアレッジブック」を読むことで自分が出来ている事、出来ていない事を再認識できます。具体的に自分の行動へと落とし込むことで、日々の仕事に活かせることができ、成長を実感することができました。