No4 DX 化とはバックオフィスにおける業務改善活動である

～代表・三輪康信からのメッセージ～
DX 化とはバックオフィスにおける業務改善活動である
～チアレッジの日常～社内木鶏会について

DX 化とはバックオフィスにおける業務改善活動である

先日、ある会社で勤怠ソフト導入についての打合せをしていた際、担当の方が現場からの反発について心配されていました。新しいことを始めようとすると、少なからず反発はあるものです。できない理由をあげる天才か！というほどに…。

沈黙を切り裂くように役員の方が「色々言う人はいるだろうけれど、そこを基準にしていたら何もできない！やろう！」と。

役員の方が責任は取るからと背中を押してくれると、担当の方も安心して業務に取り組めますので、こういう組織はやっぱり動く組織だと思いました。

事務作業が多いのは、やはり人事と経理ですが、DX 化の仕組みが正しくされていれば、勤怠管理から給与計算のための集計が自動化され、ボタン一つで終わります。人事担当者の仕事が減り、楽になります。時間に余裕もでき、行動も変わっていきます。

DX 化の過程で、一つひとつの業務を「なぜやるのか、本当に必要なのか？」という見直しをしていくということもありますが、現場で無数の工夫が生まれていきます。目的はそこにあります。つまりDX とは業務を自動化、デジタル化することによる業務の質の向上と負荷の軽減、この双方を満たす取り組みであり、バックオフィスの業務改善活動なんです。

そのために必要な3 つのこと

ルール設定、従業員さんが正しく使ってくれること（運用教育）、そして集計の設定及び連動、この3 つのどれか一つが欠けてもDX 化ができたとは言えません。

ルール設定においては、やはり労働基準法という法律の枠内で運用していく必要がありますが、集計作業一つ、給与計算一つとっても、この部分の法律はどうなっている？といった疑問点が必ずと言っていいほど生じてきます。ここも一つの大きなハードルです。

もう一点、お金をかけてソフトを入れて、担当者を配置して、会社側はそれでもうできたように思いがちですが、肝心なのはここからです。その会社に合うように正しく設定できるかどうか、残念ながらほぼできません。実はそういう高度な部分を一担当者に求めるのはかなりのミスマッチです。

DX 化のためのシステム設定、設計ではなく設定であれば、それほど難しくはないだろうと思われている方が多いんですが、それが正しく設定されていないため、きちんと運用ができず、結果、手作業が増える、さらにそれらがどんどん先送りされ、雪だるま式に増えていくというケースは多々あります。

実際に月に６万円弱のソフト代を払っているのに、それらを一切使わずに相変わらず勤怠の集計を手書きで行い、それを当社のスタッフが手入力で集計していたというケースもありました。正しい設定ができていないからどんどんイレギュラーが増えてしまっていたんです。

一番大事なのは〝時間〟いう資源。仕事の中で一番時間がかかるのは「調べる」こと

入退社の手続きを年間に500 人分行う人と、2、3 人しか手続きをしない人では習熟度も経験値も違います。500 人もやれば、かなりの事例に対応していますし、様々な人にも教えてもらっていますから、イレギュラーがあっても勘所もわかっているし、ほぼほぼ対応できます。ですが、経験値がない人がイレギュラーに直面すれば、行政に確認したり、調べたりして、丸一日費やしてしまったなんてことが起こり得ます。

調べてもわからず「どうしたらいいんだろう？」と途方に暮れている時間しかり、助成金の申請一つにしても「こんなことを聞いたらやぶへびになってしまうんじゃないかな？」とか不安や不信感を抱えたまま悩んでいる、そうしたストレス、心の負担だってとても大きいと思います。

プロを活用する

前職で統括職に就いていた時、私がプロジェクトリーダーとなって人事評価制度を社内でつくろうとしたことがありました。ところが、「現場でトラブルが起こって行けません」とか内部だけですと優先度がどうしても低くなり、結果、そのプロジェクトは潰れました。

一方、きちんと予算をとって社外コンサルタントを入れた瞬間に動きだします。優先順位が上がるんですね。高い費用を払っているということが周知されていますと、結果が求められますし、その場に穴を開けることが大変なことになります。

我々が入る時には「2 週間後に来ますから必ずここまで進めてくださいね！」と宿題を出しておきますから、その2 週間後の日には「チアレッジさんが来るからやっておかないと！」と無理にでも進めます。社内だけだと甘えがでがちですが、スケジューリングを設定しますから、細かく前に進んでいけます。

当社のスタッフでライザップのゴルフレッスンに行っている者がいますが、私が勧めました。「高い」って言われたんですが、高いから優先順位が上がり、時間を確保して練習するからうまくなるということです。コミットする、「必ずやる」ということです。「社労士の方がこう言っているのでやってください！」と我々を盾にしてもらうという活用もできますね。

「壁」を乗り越えた先には・・・

何か新しいことをやろうとすると、トラブルは尽きものですし、壁はいくつも立ち塞がってきます。でも、そうしたものを乗り越えていかなければ何も進んでいきません。一つのプロジェクトを完遂できた時、それを経験した人間は、プロジェクトの進め方や乗り越え方を経験することになります。その経験は他の業務に対しても必ず生きていきます。

DX 化の設定から運用までは最初はどうしても大変な負荷がかかります。今までのやり方と全く違うことをやるので、必ず反発も出ると思います。

でも、一番大事なのは、会社が良くなるということです。業務時間の短縮と質の向上の双方がかなえられ、その上で空いた時間をもっと生産的な仕事のために使っていく、そのために今、頑張ろう！というように乗り越えていっていただきたいと思います。

～チアレッジの日常～

皆様こんにちは！
このページでは「チアレッジの日常」と題しまして弊社が行っている活動や行事など、
私たちの目線でそのままにご紹介させていただきます。
◎チアレッジではどんな人が働いているのだろう？
◎こんな活動をしているんだ！自社でも取り組んでみたい！などなど。。。。
チアレッジの日常を覗いていただくことで、少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。

NO.4 ＜社内木鶏会について＞

チアレッジでは月に1 度、人間学を学べる月刊誌「致知」を使用し、従業員全員で「社内木鶏会」と呼ばれる勉強会を開催しております。参加者は「社内木鶏会」開催日までに指定された記事の中から１つを選び、感想文を書きます。「社内木鶏会」当日はグループに分かれ、持ち寄った感想文を発表→感想文にグループのメンバーがそれぞれコメント→フリートーク→最後に各グループから推薦で選ばれた1 人が参加者全員の前で感想文を発表します。

【コメント発表でのルール】
①評価・評論・批判はしない。
➁ネガティブな言葉は発しない。
③美点凝視のコメントを述べる。